Huishoudelijk reglement

HUISHOUDELIJK REGLEMENT TV SCHATZENBURG

(vastgesteld op Algemene ledenvergadering d.d. 27 januari 2011.

Dit Huishoudelijk Reglement is door hier te klikken ook te downloaden als PDF.

Artikel 1, lidmaatschap en aanmeldingsformulier

Op het aanmeldingsformulier, als bedoeld in artikel 5, lid 1 van de Statuten, dient te worden vermeld: naam, voornamen, postcode, woonplaats, adres, geboortejaar, geboortedatum, telefoonnummer en e-mail adres. De bij de aanmelding tot het lidmaatschap verstrekte persoonsgegevens worden door de vereniging opgenomen in het ledenbestand van de vereniging in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten. De leden zijn verplicht adresveranderingen ten spoedigste aan de ledenadministratie op te geven.

De vereniging mag adresgegevens niet aan derden verstrekken, echter kan de vereniging de adresgegevens binnen verenigingsverband openbaar maken in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten en tevens verstrekken aan de KNLTB in verband met de aanmelding als lid.

Artikel 2: Contributie

TV Schatzenburg kent de volgende lidmaatschappen:

  • Seniorlid: leden van 18 jaar en ouder;
  • Juniorlid: leden t/m 17 jaar;
  • Studentlid: leden van 18 t/m 24 jaar; studenten die buiten de gemeente Menaldumadeel en niet in een aangrenzende gemeente wonen en studeren. Het studentlidmaatschap dient, met bewijsstuk, jaarlijks vóór 31 december schriftelijk te worden aangevraagd bij de ledenadministratie.
  • Erelid
  • Niet spelend lid (vrijwilliger, met KNLTB-pas)
    (*wijziging ALV 25-01-2017)

De contributie wordt jaarlijks vastgesteld op de algemene ledenvergadering.

Artikel 3 Afmelding

Wanneer een lid zich wil afmelden bij TV Schatzenburg dient men dat schriftelijk of per email vóór 15 december van het lopende jaar van lidmaatschap kenbaar te maken aan de ledenadministratie of aan het secretariaat.

Artikel 4 Rechten en verplichtingen der leden

De leden zijn verplicht zich strikt te houden aan het ter plaatse geldende baanreglement en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van het bestuur en/ of namens het
bestuur optredende personen. Het is verplicht om op de baan gepaste tenniskleding te dragen.

Artikel 5

Leden zijn verplicht de contributie en , indien verschuldigd, het entreegeld te voldoen vóór 1 april van het desbetreffende verenigingsjaar (begin van het tennisseizoen). Het bestuur zal aan de leden die op bovengenoemde datum niet aan de verplichting tot betaling hebben voldaan, éénmaal een herinnering tot betaling sturen. Indien een lid dan
binnen de gestelde termijn nog niet aan zijn betalingsverplichting heeft voldaan, is het lid vanaf die datum niet meer bevoegd de aan het lidmaatschap verbonden rechten uit te
oefenen totdat geheel aan zijn financiële verplichtingen heeft voldaan. Gedurende deze periode blijft het desbetreffende lid verplicht te voldoen aan alle verplichtingen welke uit het lidmaatschap voortvloeien.

Indien een lid niet tijdig voldoet aan zijn financiële verplichtingen tegenover de vereniging, is het desbetreffende lid vanaf de vervaldatum over het verschuldigde bedrag
de wettelijke rente en de met de incasso verbonden kosten verschuldigd.

Artikel 6

Ieder seniorlid, die tenminste 18 jaar oud is, is verplicht tenminste eenmaal per jaar een kantinedienst op zich te nemen. Het niet nakomen van een geplande kantinedienst resulteert in een boete van € 25,-, aan de vereniging c.q. de penningmeester van de vereniging te betalen.
(* wijziging ALV 08-02-2018)

Artikel 7

De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten (geen bestuurs- en commissie bijeen -komsten), wedstrijden en andere evenementen van de vereniging aanwezig te zijn.
Artikel 8

Leden van TV Schatzenburg kunnen van het recht gebruik maken een introducé mee te nemen. Een introducé kan slechts driemaal per jaar worden geïntroduceerd. De introducé moet vooraf gemeld worden aan het bestuur via info@tvschatzenburg.nl . Voor een introducé is een vergoeding verschuldigd. De betaling hiervan dient op dezelfde dag plaats te vinden bij de penningmeester.
De vergoeding wordt jaarlijks vastgesteld op de algemene ledenvergadering.

Bestuursvergaderingen

Artikel 9

De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dit wensen. De voorzitter heeft in deze vergadering de
leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen.

Artikel 10

Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van verzending van een convocatie, schriftelijk of digitaal, aan ieder bestuurslid, tenminste zeven dagen vóór de
datum van de vergadering. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste drie bestuursleden.
Indien aan dit verzoek binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen achtentwintig dagen na indiening van het verzoek wordt
gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.

Ledenvergaderingen

Artikel 11

Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/of vijf seniorleden of ereleden. Kandidaatstelling door het
bestuur geschiedt, nadat het bestuur zich heeft vergewist, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden. Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk zeven dagen voor de algemene vergadering.

Artikel 12

De agenda van de algemene vergadering bevat, behalve de uit de Statuten of de voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, ieder voorstel, dat
tenminste zeven dagen vóór verzending der convocaties door tenminste vijf leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend, alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping van de
vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen.

Artikel 13

Alle op de agenda van de vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder mondeling door een lid staande de vereniging gedaan voorstel, het welk rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in geval van algemene vergadering ondersteund door tenminste vier andere leden.

Commissies

Artikel 14

De algemene vergadering kan één of meer commissies benoemen, met algemene of bijzondere opdrachten, welke zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen van de bevoegdheden van de benoemde commissie. Deze commissie en de door het bestuur ingestelde commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover de instantie die hen heeft benoemd. Bij of na de benoeming kunnen tevens de bevoegdheden en verplichtingen van iedere commissie worden geregeld of gewijzigd. De commissies – met uitzondering van de commissie als bedoeld in artikel 11, lid 4 van
de Statuten – kunnen te allen tijde door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen één of meer leden daarvan als zodanig door het bestuur worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen.

De volgende commissies zijn ingesteld:

  •  Technische commissie (TC)
  • Jeugdcommissie (JC)
  • Kantinecommissie (KC)
  • Sponsorcommissie (SC)
  • Competitieleiding
  • Groundsman
  • Redactie

Artikel 16

Verlangt omtrent een aan de orde gesteld voorstel geen van de stemgerechtigde leden stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen. In het tegenovergestelde geval wordt tot stemming overgegaan. Indien meerdere personen voor een functie kandidaat gesteld zijn, wordt tot stemming overgegaan.

Artikel 17

Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten briefjes. Ter bepaling van het resultaat van de stemming blijven ongeldige en blanco stemmen buiten beschouwing.
Een stem is ongeldig, indien op het stembriefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem. Indien een ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid heeft verworven, is het niet aangenomen.

Artikel 18

In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd. Door de algemene vergadering kan slechts worden gekozen een persoon, die is kandidaat gesteld op de wijze als bij de Statuten en het Huishoudelijk Reglement is geregeld. Dit geldt niet ten aanzien van de benoeming van ereleden. Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij Statuten of Huishoudelijk Reglement anders is bepaald. Bij staking van de stemmen wordt een voorstel als verworpen beschouwd.

Bestuur

Artikel 19

De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde is verplicht het bestuurs- lidmaatschap te aanvaarden. Hij kan echter te allen tijde als zodanig aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem; ieder bestuurslid heeft één stem. Het stemrecht mag niet door middel van een gemachtigde worden uitgeoefend. Ieder jaar treden twee bestuursleden af volgens een op te maken rooster, waarbij de volgorde zoveel mogelijk wordt bepaald naar die van toetreding als zodanig.
De aftredende functionarissen zijn terstond herkiesbaar. De verkiezing van de bestuursleden ter vervanging van de aftredende geschieden in de eerste algemene vergadering, waarin daartoe de mogelijkheid bestaat. Het bestuurslid, gekozen ter vervulling van een tussentijds ontstane vacature, treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hij vervangt, volgens rooster had moeten aftreden.

Artikel 20

In de eerste vergadering van het bestuur na de algemene vergadering wordt een vice-voorzitter gekozen. Deze neemt bij afwezigheid van de voorzitter, diens werkzaamheden waar. Bij afwezigheid van de vice- voorzitter of van een ander bestuurslid worden diens werkzaamheden waargenomen door één of meer door het bestuur uit zijn midden gekozen leden. Blijvende afwezigheid van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur. In geval van blijvende afwezigheid van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur.

Artikel 21

Schade aan de vereniging of één van haar bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of ten dele op dat lid worden verhaald.

Artikel 22

Het bedrag als bedoeld in artikel 10 lid 3 onder sub c van de Statuten wordt gesteld op €5000,- (euro).

Artikel 23

Het bestuur is verplicht, op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:
a. namen en adressen van de in artikel 4 van de Statuten bedoelde personen;
b. presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen
van het bestuur;
c. de bezittingen en schulden van de vereniging. Kleine voorwerpen van geringe waarde, van welke het gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, behoeven daarin niet te worden opgenomen.
Van de onder a. bedoelde administratie moet aan ieder lid, die daarom verzoekt, binnen
één week inzage worden verstrekt omtrent zijn eigen gegevens.

Slotbepalingen

Artikel 24

Ieder seniorlid, die tenminste 18 jaar oud is, is verplicht tenminste eenmaal per jaar als barvrijwilliger een kantine en/of bardienst te draaien. Meer diensten kunnen naar evenredigheid worden gepland.

De kantinecommissie stelt een kantinelijst samen waarop ieder seniorlid als hiervoor bedoeld in de gelegenheid wordt gesteld deze met eigen voorkeur in te vullen. Degene die hier geen gebruik van maakt, wordt ingeroosterd.

Ieder jaar wordt voor aanvang van de competitie de kantinelijst vastgesteld door de kantinecommissie en aan alle op de kantinelijst voorkomende leden via e-mail toegezonden. Voor leden die niet over een e-mail adres beschikken, of leden waarvan het e-mail adres niet bekend is bij de ledenadministratie, wordt de kantinelijst beschikbaar gesteld op de website van TV Schatzenburg.

Indien een geplande kantinedienst wordt geruild met een andere barvrijwilliger dient de gepland barvrijwilliger dit tijdig en uiterlijk de dag voorafgaand aan de kantinedienst te melden bij de bij deze dienst vermelde kashouder.

De barvrijwilliger heeft de ‘Instructie Verantwoord Alcoholschenken’ gevolgd en is met het vereiste certificaat als zodanig geregistreerd bij de vereniging. Van deze registratie is een lijst aanwezig. Van verantwoordelijke leidinggevenden is eveneens een lijst aanwezig.
(*art.24 wijziging ALV 08-02-2018)

Artikel 25

Alle leden ontvangen desgewenst van de secretaris één exemplaar van de Statuten. Het Huishoudelijk Reglement is te downloaden via de website van TV Schatzenburg.

Artikel 26

Aldus vastgesteld door de algemene vergadering op 27 januari 2011.

Toevoeging:
Goedkeuring ALV 25-01-2017: wijziging art. 2, inz. niet spelend lid/vrijwilliger;
Goedkeuring ALV 08-02-2018, wijziging art. 6 en 24, inz. kantinedienst/barvrijwilliger.